Pues más de lo que piensas.
Normalmente dura más de lo que pone en tu agenda (si es que lo pone). Si por ejemplo tienes una reunión mañana de 9 a 10, o sea de 1 hora de duración, ¿cual será el tiempo real que ocupa? ¿Cual es el tiempo que te llevará? Yo creo que más, porque a lo mejor es el doble, es decir de 8.30 a 10:30. Porque ese es el efecto real en tu agenda: desde que te mueves a la reunión, hasta que vuelves al punto exacto de partida, ya sea físicamente (el lugar de trabajo) o cognitivamente (con el mismo nivel de atención).
Y eso es lo que te interesa conocer antes de decir que sí. Gestionar una reunión lleva más tiempo que la mera asistencia.
Un indicador interesante es definir el ratio duración real vs duración reunión. En este caso, sería de 2 a 1: 2h total / 1 h reunión. Obviamente es un ejemplo y depende de la duración de la reunión. Es más, no es proporcional a la duración (a veces es 1h a veces 5 minutos). Pero en mi caso, en una reunión no habitual siempre añado (más o menos) 30 min antes y después para tener margen:
- Si la reunión era de 1h, eso significa un ratio de 2 a 1 …
- … pero si es de 3h es un ratio de 3 a 2
Si es una reunión habitual (con cierta frecuencia y el mismo contexto) el ratio es mucho menor porque lo tienes automatizado.
Cuando apunto en mi agenda asigno el tiempo total no la duración de la reunión. Un ejemplo típico son esas agendas de personal directivo: 3 reuniones de 1h, a las 9, a las 10 y a las 11. ¿Qué ocurre? Que se retrasa, y las de las 11 termina siendo a las 1130. ¿Y qué pasa las citas médicas? Pues eso. La agenda es una cosa y la duración de la reunión otra. Hay que tenerlo en cuenta. No es la duración de la reunión, es lo que te ocupa. El indicador es bueno tenerlo en la cabeza porque te permitirá adelantarte al problema. Y es bueno saberlo para decir que no (si puedes).
Y es por eso que, también, las reuniones duran más tiempo del necesario. No sólo porque, una reunión de 1 hora aunque se resuelva en 5 min … durará 1 hora. No, es que además, nunca vas a hacer una reunión de 5 minutos aunque fuese lo necesario. ¿Porqué? Pues porque ya que quedamos, aprovechamos … para hablar (que es lo que pasa en la mayor parte de las reuniones). Y necesitamos hablar menos y hacer más.
Cuando te comprometes con una reunión necesitarás invertir tu tiempo en:
- Preparación. O al menos leer de que va o apuntar en un papel tus ideas. Más si eres el responsable. Pero en cualquier caso, no vayas a ninguna reunión sin nada preparado.
- Desplazamiento. Depende si la reunión es en el mismo edificio, en la misma ciudad o hasta en el mismo país. Pero tendrás que apuntar en tu agenda el tiempo que te lleva ir y volver de la reunión. 1h extra es lo mínimo para reuniones internas o en ciudades pequeñas. Pero puede ser mucho más
- Interrupción. No sólo es ir y volver, sino dejar lo que estabas haciendo y volver a ponerte. No es inmediato cambiar de contexto (y recuperar la energía).
- Documentación. De una reunión deben salir, al menos, unas notas básicas o un email resumen (que lleva tiempo hacerlo)
- Acción. Si salen tareas de la reunión, al menos capturarlas y pasarlas a la agenda
Así evitas los problemas de las reuniones. Trabajar una reunión lleva tiempo. Y ese tiempo incluso lo puedes incluir al calcular el coste de una reunión. La idea es que, lo que aportas, supere (con mucho) lo que cuesta. Y claro que hay muchas reuniones que merecen la pena. Pero todas necesitan prepararlas bien y dedicarles tiempo:
- Preparála Antes. Apunta en un papel (o manda un email) qué pregunta necesitas que te respondan (o máximo 3). Cuanto más lo hagas, menos tardarás la próxima vez
- Pon Límites (Durante). Si puedes, pon una alarma o un tengo otra reunión o tengo otro compromiso o …
- Documenta (Después). Aúnque sea sólo 5 minutos, no cambies de actividad sin tener una notas de la reunión (o las tareas que te tocaron). Apúntalo porque ese es el mejor momento.
- Encuentra tu ratio de ocupación, ¿Cuanto te ocupa realmente una reunión? ¿El doble, 1,5 veces más? ¿10 min?. Una idea aproximada te sirve para planificarte.
- Encuentra tu mejor momento (para reunirte). En tu día a día hay momentos ideales para reunirte (que te interrumpan lo menos posible). Sería bueno saber cual es tu ideal (otra cosa es que puedas decidirlo).
En resumen, una reunión dura más de lo que piensas pero si la preparas bien la controlarás mejor. Y al final, si la reunión sirvió, no habrás perdido tu tiempo.