Contar las horas en un proyecto

Para saber las horas que trabajamos en un proyecto hay que contarlas. Así de simple.

Lo ideal es incluirlo en tu rutina de planificación semanal. Ahí te darás cuenta de que es difícil adivinarlo, pero al menos sabrás por qué. En planificación de proyectos se llamaría medir el esfuerzo realizado frente al estimado.

El ciclo

En la situación ideal se hace una estimación del tiempo necesario para terminar una tarea y se asigna un número de horas al proyecto.

El ciclo completo sería:

Veo la tarea.
La presupuesto.
Trabajo durante la semana.
Reviso lo que hice y cuento las horas.
Veo qué pasó y tomo una decisión.

Y este ciclo se repite hasta crear un hábito. Se aplica el proceso de mejora continua.

Cómo apuntar las horas

No hay que ser perfeccionistas ni contar los minutos. Sirve con algo aproximado.

¿En qué se te fueron las horas del día? ¿Reuniones? ¿Café? ¿Jefe? ¿Trabajaste algo?

Cómo clasificar

Hay que asignar las horas a un proyecto. Algunas horas no son fáciles de clasificar, así que conviene crear proyectos genéricos como Formación o Administración.

Yo las agrupo por proyectos y, si me interesa, por grupos de tareas. Para facilitar el cálculo uso pocas palabras para definir la tarea.

El objetivo no es apuntar por apuntar, sino saber en qué se va el tiempo para evaluar y tomar decisiones.

Para qué sirve

Sirve para evaluar y tomar decisiones. Sin hacer las cuentas no puedes saber qué pasó.

Se apunta, se clasifica y se evalúa.

Más avanzado

Hay ideas muy buenas en Evidence Based Scheduling:

Divide y vencerás.
Cuenta las horas.
No te obsesiones.
Controla y reajusta.
Tú te lo guisas, tú te lo comes.

Estas técnicas sirven no solo en software, sino para cualquier lista de tareas. El truco es agruparlas para poder contarlas.

Si quieres usar software para controlar los tiempos, basta una hoja de cálculo sencilla. Lo mejor es hacer algo a tu medida, pero empezar ya.