Cuando hoy le dices a una persona, deben ser ya mis años que me pasa con gente más joven, que la mejor forma de organizarse es utilizar papel, te miran con esa cara rara de …. Es tal el impacto de la tecnología en el día a día que parece que el papel ya no importa. Y sí importa, y mucho. Hay que comenzar por el papel para entender la ayuda que puede dar la tecnología. Sin tecnología se puede vivir, pero sin papel … es muy difícil.
Gran parte de los procesos de modernización tecnológica suelen ser procesos en los que empiezas por el papel y terminas utilizando, o no, la tecnología. Porque, sea el papel o sea un recurso tecnológico, son simplemente herramientas. Y el proceso de pasar de uno a otro a veces lo confundimos. Porque se trata que la herramienta resuelva una necesidad real.
El papel tiene muchas ventajas:
- Es barato: se puede usar hasta reciclado
- Está disponible: hay en todos lados
- Es de la máxima resolución: es tal cual lo ves
- Es muy versátil: un bloc de notas, una nota adhesiva, una hoja A4, un poster A3, un plano A1
- Fomenta la creatividad: piensas de modo más abstracto (sin restricciones) y puedes escribir, pintar y hasta pegar cosas
En muchos casos suele ser lo más práctico. Y es por esto que muchas veces, el papel es la mejor agenda (Portátil, Personal y Práctica) y el mejor sistema de captura. No hace falta ningún sistema tecnológico para organizar nuestro día a día o para poner en marcha las mejores ideas y proyectos.
Yendo más allá podríamos decir que permite utilizar mejor los dos lados del cerebro (el pensamiento más secuencial-analítico y el paralelo-creativo). Transmite mejor el modelo conceptual de lo que tenemos en la cabeza. Es por eso que es bien importante que los niños usen papel para ayudarles a aprender. El papel tiene ese toque humano que la tecnología aún no puede copiar. Algo que no se ve, pero que está ahí. El papel estimula ese lado creativo (y complejo) del cerebro.
Es cierto que el papel tiene algunas desventajas, frente a usar tecnología, sobre todo si es mucha la información que tenemos que manejar. En muchas situaciones por ejemplo:
- Ocupa más
- Pesa más
- Se pierde (no hay copia)
- Es difícil de automatizar
- Es más difícil para distribuir
Pero para muchas tareas merece la pena asumir estas desventajas (o compatibilizarlas).
Esta tensión entre el papel y la tecnología se da en muchos ámbitos y es un debate eterno entre lo análógico (el papel, el libro, el disco, el cine) y lo digital (los archivos, el ebook, el streaming). Y claro que yo creo que la tecnología ayuda y mucho. Un buen ejemplo es lo que cuento en el ámbito de la gestión documental (para olvidarse del papel y archivar en digital) o en los servicios para mejorar la productividad en internet. Pero en el ámbito de la productividad creo que el papel sigue siendo muy importante y difícil de sustituir.
Por último resaltar que hoy en día el concepto papel es mucho más amplio y va más allá de un simple bloc de notas. Estas son 5 alternativas para un lugar de trabajo que pueden ayudarte a organizarte y mejorar tu creatividad. En realidad es lo mismo que el papel aunque van más allá de lo que entendemos tradicionalmente:
- Un rollo de papel gigante (Tipo Poster A1)
- Una pizarra blanca (para rotuladores húmedos)
- Una pizarra (o pintar una pared) y tizas de colores
- Un panel de vidrio
- Una pared blanca (y pintura o rotuladores)
En resumen, el uso del papel te permite:
- Pensar más Amplio (con los dos lados del cerebro)
- Más Rápido (quitar y poner ideas)
- Y sin Restricciones (con más creatividad)
Por eso en la mayoría de los casos es mejor pensar primero en analógico y después de digital. Lo que no tiene mucho sentido es el falso modernismo tecnológico. Lo moderno no es utilizar tecnología, lo moderno es utilizar las nuevas herramientas para trabajar menos y mejor. Y eso no siempre lo da la tecnología.
¿Quiero decir con todo esto que la tecnología está mal? No siempre, simplemente que antes de usar tecnología empieza por el papel. Todavía es muy importante.
Actualizado del original (2008)