Productividad para Vivir Bien

Roma no se hizo en un día.

Productividad Gestión Del Tiempo

Las listas de tareas

Una lista de tareas es un conjunto de cosas para hacer.1 Pueden ser algo muy simple (que lo resuelvo rápido) o algo más complejo (que no es tan fácil resolver a la primera) y son una de las herramientas clave para aprender a gestionar tu tiempo.

La razón por la que son útiles es que el cerebro es muy malo recordando pero muy bueno analizando. Es mejor dejar libre al cerebro y apuntar lo que tenemos que hacer. Así podemos concentrarnos en resolver la tarea. ¿No te convence? Haz la prueba. Fíjate en la diferencia entre escribir 6 cosas que tienes apuntadas (un día) y otras 6 al siguiente día (pero sin apuntar). Es fácil que se te olvide algo.

Tareas CAV

Las listas de tareas nos plantean una serie de retos para que sean realmente efectivas. Podríamos hablar de que necesitamos tareas CAV:

El primer paso es describirlas bien. Hay que ir al grano, orientadas a lo que hay que hacer y que sea fácil saber si he terminado o no. Cuando la apuntas todo parece fácil, pero pasa el tiempo y no recuerdas la mitad. Necesitas que de un vistazo sepas todo lo que tienes que hacer.

La segunda regla es entender los límites de tiempo. Para mí, algo que puedo resolver en un minuto (o digamos 2) NO es una tarea, mejor resuélvelo ya2. Pero si voy a tardar mucho, es mejor dividirla en varias tareas manejables.

El tercer paso es asegurar los recursos. Lo primero el tiempo, pero muchas veces puede haber otros recursos necesarios. Hay que hacer un ejercicio de realismo porque se trata de definir tareas viables y que podamos terminar.

Ejemplos

Por ejemplo estas son cinco ejemplos de tareas:

  1. Borrar un correo. Eso lleva 10 segundos, entre leer y borrar, demasiado poco para ser una tarea.
  2. Hacer tal informe. Pues depende del informe. Si es una hojita sencilla, puede ser menos de una hora, pero uno de 100 páginas es más bien un proyecto.
  3. Leer un artículo. Pues depende del artículo3. Pero sólo faltaría decir qué artículo y cuando.
  4. Hacer un sitio web. Es un proyecto, que tendrá muchas actividades y que a su vez serán tareas4.
  5. Instalar un ordenador. Es demasiado genérico, salvo que tengas un manual y un equipo específico.

Listas cerradas

Como hablamos de listas necesitamos saber cuantas tareas. Y hay dos respuestas claras:

Por eso hay dos cuestiones que hay que entender muy bien a la hora de crear nuestras listas de tareas:

La principal restricción es entender que los recursos son limitados, especialmente el tiempo y la energía. Es mejor tener listas pequeñas o al menos con las tareas clave de ese día (o semana, o mes).

En resumen

Para enfrentar un día y lidiar con los problemas de las interrupciones es mejor que tengamos nuestra lista de tareas cerrada y con cada tarea bien definida: concretas, abordables y viables.

Notas:

Footnotes

  1. Eso, si no la pierdes claro. Esta es también una razón por la que las listas de tareas tienen que estar seguras y a mano. La idea es que el cerebro se olvide pero sabiendo que hay un sitio donde, si lo necesita, lo puede encontrar. ↩

  2. A veces se tarda más gestionando la tarea que resolviendo la tarea en sí. Y eso es burocracia, no buena gestión. La idea es apuntarla para resolverla, pero si la puedes resolver sin apuntarla, casi mejor. ↩

  3. Suponiendo que lees a 100 palabras por minuto en 60 minutos te da para leer 6.000 palabras, o sea 4 artículos largos. Sin embargo, en este caso es mejor tener 4 tareas, un artículo cada tarea. ↩

  4. Por ejemplo, un proyecto de 100 horas podrían ser 100 tareas, como máximo, y quizá tiene sentido tareas de 10h. Por eso se habla de actividades y tareas. En un día de trabajo de 8 horas, tiene sentido poner ese límite de 1 hora. ↩