Menos Teléfono (O WhatsApp) y Más Trabajar

El teléfono, o una conversación instantánea en WhatsApp, es el ejemplo típico de comunicación síncrona. Las personas deben hablar a la vez y eso consume el tiempo y la atención de todos.

Como hay dos formas de trabajar, la síncrona o está bien preparada o es un ladrón de tiempo. Por eso, en general, cuanto más hablamos por teléfono menos trabajamos.¹

Yo prefiero hablar lo menos posible por teléfono.² Muchas veces una llamada que podría ser un mensaje breve se convierte en una pérdida de tiempo para todos, además del coste de volver a lo que estabas haciendo. El teléfono es una interrupción: estabas en una cosa y pasas a otra. Y muchas veces no era tan urgente.³

Por eso, en general, es mejor llamar tú aunque te llamen antes.

Menos Teléfono

La gestión de las interrupciones siempre es la misma: prevenir y responder adecuadamente. En el caso del teléfono, para prevenir puedes definir un sistema de captura:

1. Apagarlo, o mejor ponerlo en silencio.⁴
2. Usar el buzón de voz.
3. Educar en comunicación asíncrona: SMS⁵ o email.⁶

La idea no es aislarse del mundo, sino gestionar más problemas en menos tiempo. Si de 10 a 12 no coges el teléfono⁷ y tu sistema de captura funciona, luego tendrás llamadas perdidas, SMS y mensajes en el contestador que podrás resolver en bloque.

Más Resolver

No basta con capturar: hay que responder adecuadamente. Si previenes pero no respondes, en realidad te aislas. Lo ideal es definir la expectativa: no puedo ahora, te llamo a las 12.⁸

Gestionar las interrupciones en bloques funciona mejor que ir una por una:

1. Tienes más información y decides mejor.
2. Resuelves antes con toda tu atención.
3. Tú controlas el proceso.

La llamada

Algunas recomendaciones para gestionar una llamada:

1. Decir hola y adiós.
2. Ir al grano.
3. Medir el tiempo.
4. Hablar despacio y sin gritar.⁹
5. Escuchar más que hablar.

En resumen, aquí van tres acciones concretas:

1. Responder con SMS automáticos.¹⁰
2. Asignar bloques de tiempo para gestionar el teléfono.
3. Hacerlo en horas de baja productividad.

Y otra cosa útil es usar papel para mejorar la gestión del teléfono. Yo me fijo en tres datos:

1. Pregunta clave: cuál es el objetivo de la llamada.
2. Tiempo: cuánto creo que durará y cuánto duró.
3. Tarea: qué necesito hacer.

El teléfono es una herramienta muy buena, pero cuando se usa mal se convierte en una interrupción. La idea es prevenir y responder de forma ágil para resolver tareas más rápido y mejor. Por eso muchas veces necesitamos menos teléfono y más trabajar.

---

Actualizado del original (2012)

Notas

Footnotes

1. Hay casos en los que hablar por teléfono es el trabajo, pero aun así conviene formarse en su buen uso. ↩

2. En el ámbito personal lo prefiero más, pero las técnicas aplican igual. ↩

3. Hay personas muy compulsivas que convierten todo en urgente. ↩

4. No hace falta apagarlo todo el día; basta con probar ratitos sin teléfono. ↩

5. Hoy WhatsApp ha sustituido al SMS, pero a veces genera una falsa urgencia. ↩

6. Mensajería instantánea no significa respuesta inmediata. ↩

7. Define un bloque de tiempo sin teléfono. ↩

8. Es importante dejar clara la responsabilidad y la expectativa. ↩

9. Especialmente con el móvil, donde se tiende a hablar demasiado alto. ↩

10. Esta función ya existe en la mayoría de teléfonos y apps. ↩