Es increíble la cantidad de proyectos que se manejan a base de correos electrónicos y WhatsApp1 para coordinar tareas y comunicaciones. Aunque son accesibles y familiares, ¿son realmente las más eficientes para proyectos de gran envergadura?. Porque yo cada día lo llevo peor 😀 .
Este fin de semana, en un proyecto, me puse a hacer lo que tenía que haber hecho en un principio: usar Basecamp . Y, como decimos en Galicia, dejarme de caralladas. Como la dirección principal no depende de mí, termino acomodándome a sistemas mucho más precarios (y agotadores). Y casi siempre vuelvo a tomar el camino a Basecamp.
En menos de tres horas pasé la historia de varios meses de un proyecto en el que estoy (una reconstrucción de una casa antigua). Está todo centralizado y, aunque el resto de las personas (4) seguirán con el sistema email + whatsapp, a mí me permite dedicarle menos tiempo y llevar un mejor control. Básicamente porque lo tengo todo relacionado y en contexto. Pero sobre todo centralizado.
Ya, lo ideal es usarlo todo el equipo. Ya lo había propuesto y la respuesta es la habitual en tantos proyectos: no te preocupes que con email y Whasapp nos llega de sobra. Y reconozco que no deja de sorprenderme, peeeero luego la realidad aparece inexorablemente 🙂
Pero al grano. Como ya me ha pasado varias veces, una vez comienza a generarse documentación, pongo en marcha un proyecto en BC. La migración es casi siempre la misma:
- Todos los mensajes2 a tareas.
- Todas las reuniones al calendario. En cada evento añado las notas de la reunión, que están en correo y/o whatsapp.
- Todas las visitas (es una obra civil) al calendario. Una visita es un tipo de reunión aunque generalmente con más necesidad documental (planos, fotos, textos, etc).
- Todos los documentos en documentos. Varios documentos son enlaces en Google Docs / Google Drive pero el debate se hace en el contexto de Basecamp. Ideal para pdfs y fotos y aunque para documentos prefiero el sistema de colaboración de Google Docs, se integra muy fácilmente.
- Todas las fotografías a su contexto (tareas o calendarios). Según cómo las envíen, las vinculo con enlace (p.ej con Google Photos) o, lo ideal, las añado al contexto (tarea o evento) porque la vista previa del editor se muy buena (y mucho más rápida que Google Photos).
Y sólo con esto, creo que el control es mucho mayor. Todo en un único lugar. A medida que llegan emails y whatsapps y reuniones, actualizo el proyecto.
No dejo de sorprenderme como proyectos de cientos de miles de euros, de años de duración y con tomas de decisiones que necesitan ver todo el contexto, se manejan a base de email y whatsapp. Y nos extrañamos de que estemos agotados en el trabajo.
Y claro que el correo electrónico y el chat son herramientas sencillas, baratas y muy potentes. Pero los proyectos suelen generar tal cantidad de trabajo que rápidamente se pierde el control. Y sobre todo el contexto. Y ahí se van los proyectos, a vivir en la burocracia de la gestión.
En Basecamp lo han documentado muy bien en su campaña de marketing de este año: camino a Basecamp. Y uno de sus fundadores reflexiona sobre la experiencia:
- email + chat + reuniones
- jira / asana / trello / clickup / monday / slack / teams / google docs / ….
- … vuelta a Basecamp
En mis proyectos, si me dejan, uso Basecamp. Por algo será.
- Yo creo que el chat (sea WhatsApp o no) funciona mejor para lo personal que para lo profesional. ↩︎
- Hay muchos tipos de mensajes, pero en este punto comienzo con los que implican una tarea (o a veces varias en un mensaje y las desgloso) y la idea y venida de mensajes son el contexto de esa tarea. ↩︎