Para planificar o hacer seguimiento a un proyecto en realidad no hace falta software. La clave es la persona porque el software es simplemente una herramienta. Pero con una buena herramienta, se puede trabajar menos y mejor. Históricamente llevamos miles de años gestionando proyectos.

La necesidad del software surge de la ingeniería civil e industrial militar sobre 1950 (Historic Evolution). Se necesitaba controlar proyectos mucho más complejos¹, que implicaban miles de horas, dependencia de tareas, muchos recursos y continuos retrasos. Ante cualquier cambio, había que recalcular rápidamente² sus efectos sobre los plazos principales. Y es en los años 80 cuando nacen las herramientas de gestión para todos (la primera versión de MS Project es de 1984)

La mejor secuencia para adquirir una buena competencia en la gestión de proyectos, usando herramientas, sería:

• Utilizar el papel. Sí, sí el papel. Es el mejor sistema (barato y rápido) para escribir, pintar y organizarse. El papel es importante.
• Utilizar software básico. Porque lo puedes adaptar a tus necesidades. Por ejemplo calendarios web, un editor de texto sencillo o una hoja de cálculo
• Utilizar software específico de gestión de proyectos. El típico es MS Project aunque hay muchísimos más
• Utilizar software práctico vía web. Con un calendario on-line, una herramienta de control de tareas, de horas o incluso un weblog. Son herramientas baratas, simples y muy adecuadas para proyectos sencillo. En la actualidad, los sistemas de colaboración son una evaluación de esta paso (y en lo que estamos en la actualidad).

El problema es que es difícil definir la funcionalidad porque depende mucho del tipo y complejidad del proyecto. Por citar sólo 5 necesidades concretas en las que nos haría falta ayuda:

• Definir Objetivos y Organizar Ideas.
• Controlar un Cronograma.
• Controlar el Presupuesto
• Controlar el Alcance (Indicencias, Indicadores, Tareas)
• Hacer Informes

Hay un montón de software de gestión de proyectos (Full Comparison) pero no conozco uno que lo haga todo. Todos los directores de proyecto terminan haciendo su software a medida con las herramientas que manejan mejor. Porque la herramienta tiene que facilitar el día a día. Un ejemplo de uso de software, para las anteriores funciones, sería:

• Definir Objetivos y Organizar Ideas. Utilizar mapas conceptuales (en papel o software) y un editor de texto
• Controlar un cronograma (actividades, tareas y fases). Hay muchos pero uno muy recomendable es Gantter (vía web y compatible con MS Project)
• Controlar el presupuesto. Nada como una hoja de cálculo
• Controlar el Alcance (Indicencias, Indicadores, Tareas). Es donde hay mayor variación porque no hay solución perfecta.
• Hacer Informes. Nada como un editor de texto (o el correo electrónico), aunque lo habitual es un procesador de textos. Cada vez más útiles los paneles de control (dashboard) y los informes visuales (automáticos)

Quizá el software de referencia es Microsoft Project que cuesta a partir de 120 EUR/año y es muy utilizado. De lo que yo he utilizado, el mejor software de Microsoft de escritorio³. Pero para proyectos sencillos me parece muy útil Gantter (que colaboré inicialmente a traducir al español) o onlinegantt. El último es gratis, muy sencillo y realmente útil si necesitas tener un cronograma. Y no hay que instalar nada (está en la web).

Y como aportes muy interesantes desde la ingeniería del software (tiene otras necesidades de la ingeniería industrial o la construcción) hay dos propuestas muy interesantes (en inglés) para proyectos complejos y que involucren mucha gente. Y por supuesto no hay que instalar nada, todo es vía web. Muy recomendables:

• BaseCamp. Muy completo y muy bien diseñado
• Trello. Con una organización visual muy potente para simplificar y organizar todo el trabajo que se genera.

Y, ¿qué utilizo yo?. Depende de los proyectos y con quien trabaje. Sobre todo herramientas muy sencillas utilizando internet.:

• Prefiero usar Basecamp para proyectos de cierta complejidad
• O texto + tareas para proyectos propios
• O MS Project / OnlineGantt cuando necesito cronogramas con dependencias

En resumen lo que yo suelo recomendar es:

• Organízate primero con el papel (o software básico)
• ¿Sin presupuesto? Mejor Servicios Internet (con gantter y trello)
• ¿Presupuesto?. Quizá la mejor opción es BaseCamp.

Actualizado del original (2012)

Notas: