Si eres la persona que dirige el proyecto ya sabes que necesitarás poner un poco de orden, aprender (porque te vas a equivocar) y acompañar a tu equipo de trabajo. Esas son tus competencias. Esas son las competencias de la persona, pero tus funciones principales serán planificar, controlar e informar.
Planificar
Cuando te piden planificar un proyecto muchas veces no sabes por donde empezar. Y yo tampoco. Pero, haga lo que haga, lo que busco es tener estas tres cosas claras:
- El Qué: Qué queremos conseguir (los objetivos)
- El Cuándo: En qué tiempo (los plazos)
- El Cuánto. Con qué costes (el presupuesto)
Muchas veces es imposible (o muy difícil) saberlo con un 100% de exactitud, pero es imprescindible tener una idea lo antes posible. Estas tres variables son lo que se llama el triángulo de la gestión de proyectos. Y es un triángulo con tres puntos unidos, es decir, existe un compromiso entre los tres: variar uno implica variar los otros. Un buen plan de proyecto tiene que reflejar, de forma sencilla y clara este triángulo. Y así facilitar la toma de decisiones (a tí, a tus jefes y a tu equipo).
Y hay dos momentos importantes donde las decisiones son importantes:
- Antes de empezar. Es lo que se llama viabilidad, es decir, ¿arranca o no arranca? Lo menos costoso
- Durante la ejecución. Que será el día a día porque la realidad no va a ser como el plan. Es decir, ¿cambio algo o no? Tendrá un impacto en el coste.
Planificar es adivinar, porque no vas a tener todos los escenarios previstos (y ahí está el reto). Y no quiero decir que es improvisar, no, es adivinar. Vas a ir construyendo el plan del proyecto a medida que tienes más información. Adivinar significa trabajar el plan. Tiene que ir cambiando. Y muchas veces no hay otra alternativa que comenzar a trabajar para obtener más información. Siempre es mucho mejor pensar antes de hacer, que hacer y luego pensar. Pero muchas veces no es posible. Lo que sí tienes que tener claro es que una vez que arrancan los trabajos, se asumen muchos compromisos (calidad, tiempo o dinero) que impactan sobre el proyecto. Todo el tiempo invertido inicialmente en un buen plan hace que disminuyan los cambios (aunque es imposible evitarlos).
Controlar
Controlar el proyecto implica saber cómo va el plan. Y hay que hacerlo de forma continua . Es un juego de malabares con las tres variables de ejecución y va a implicar una corrección continua. Y es mejor corregir muchas veces (pero poco) que pocas veces (pero mucho). Si se te cae una pelota, muchas veces hay que volver a empezar. Pero que se desvíen un poco o se muevan, no es tanto problema. Las vas a poder coger a tiempo. Y el movimiento sigue. Muchas veces dirigir un proyecto tiene que ver con hacer de malabarista.
Pero no todas las pelotas son iguales. De las tres, hay dos que es fácil tener siempre en la mano, y una que siempre es más difícil de controlar. La que suele estar en el aire es la pelota del alcance (lo que hay que hacer). En cambio es (relativamente) fácil controlar el presupuesto y los plazos porque todo el mundo puede ponerse de acuerdo en eso. Si son 1.000 EUR (o 1 Millón, da igual), todo el mundo lo tiene claro. Si hablas de 1 Mes (o 1 Año) también es muy claro. Es fácil ponerse de acuerdo en el plazo y en el presupuesto. Lo difícil es ponerse de acuerdo en el alcance. De las tres pelotitas hay una que es más difícil controlar, y es la del alcance (donde no es tan fácil ponerse de acuerdo).
Si logras fijar presupuesto y plazo (y hacerlo casi innegociable) podrás concentrar todo tu esfuerzo en negociar el alcance. Te tienes que concentrar en adivinar (estimar) qué alcance vas a poder llevar a cabo. Con ese presupuesto y esa duración. En realidad la planificación suele ser un ejercicio al revés: con este dinero y este tiempo, ¿puedes hacer esto? Pero ojo que una cosa es la labor comercial (el objetivo es vender) y otra la labor técnica (el objetivo es hacer y terminar). Esto se resolvería si el que vende lo ejecuta (por eso casi nunca es así). Pero ese ya es otro tema (y se te toca algo que vendió otro, comienza por tomar el control tú y revisar la planificación).
Informar
Y dentro de la función de planificar y controlar, tendrás que informar. O más que informar, comunicar qué pasa (¿vamos según el plan? ¿llegaremos en plazo, en presupuesto? ¿con la calidad acordada?). Te vas a cansar de informar. Por eso, piensa cuanto antes en como será tu informe de seguimiento. Algunas recomendaciones:
- Rápido de leer (y que se entienda). En mi opinión lo ideal es una hoja. O bueno hasta un máximo de 4 hojas. ¿Porqué? Porque 4 hojas se leen en 4 minutos (Los detalles en anexos)
- Bien Escrito, es decir al grano y bien hecho. Bien redactado, yendo al grano (indicadores) y sin literatura. Recomendable el uso de negritas y viñetas porque resaltan y apoyan una lectura rápida
- Frecuentes. La Frecuencia depende del proyecto, pero que no te tengan que preguntar sobre como va el proyecto. Por ejemplo en un proyecto de 4 semanas, al menos uno por semana. En uno de 12 meses, al menos 1 por mes.
- Contenido. El informe debe permitir ver las variables (alcance, tiempo y presupuesto) de forma rápida y debe contener:
- lo previsto en el plan
- el estado actual a la fecha
- y la previsión futura (si cambia)
Además los informes son un típico ejemplo de mejora continua, nunca salen bien a la primera:
- Piensas en un formato
- Lo entregas
- Lo revisas
- Y lo cambias
Y así sucesivamente. No hay una única forma de hacer informes (o planes). No hay informe perfecto. Depende del proyecto y se va aprendiendo poco a poco. Pero la idea de un informe es simple: cuanto antes te enteres de los problemas, mejor. Tú y todos los interesados (según el nivel de decisión).
Sin Obsesiones
Y por último, no hay que obsesionarse con la planificación. A muchas personas se les viene grande la responsabilidad y un síntoma frecuente es ese, la obsesión. Como en todo, es un equilibrio, ni mucho, ni poco, hay que dedicarle un tiempo razonable. Y en mi opinión no debe ser mayor al 10% del total del proyecto. Es decir, un proyecto de 100h, pues serían unas 10 de planificación. Uno de 1 año pues no más de 1 mes. Los proyectos se resuelven trabajando, no planificando (aunque puede ayudar mucho). Esto es especialmente grave si la persona que dirige no trabaja en el proyecto (porque es muy fácil planificar, pero no tan fácil resolver los problemas y trabajar). La dirección del proyecto está al servicio del proyecto (no al revés). Este suele ser un error grave.
En resumen, que dirigir un proyecto no es fácil. No lo es encontrar a la persona adecuada ni realizar bien las funciones. Pero tampoco es tan difícil. Todos dirigimos proyectos en nuestro día a día, sea nuestra profesión o no. Sólo tienes que aprender a planificar (escoger tus tres pelotitas), controlarlas (con las manos) y enseñar lo que estás haciendo. Eres un malabarista y esas serán tus funciones.
Pequeña actualización del original (2008)