Este fue el título de una charla que di en La Habana en el 2014. Era sobre la oficina digital pero lo que más llamó la atención es el cambio de concepto que supone el lugar (y la forma) de trabajo. Al igual que con la entrevista en apeadero.es tanto una cosa (trabajar más productivos) como la otra (vivir fuera de España) viene dado por la oportunidad de trabajar en remoto. De teletrabajar. Y lo realmente interesante es que varios de esos principios los apliqué tres años más tarde siendo Director General del CEEH (Colegio Español). Da igual el lugar geográfico, con la cultura y actitud adecuada, se pueden cambiar la forma de trabajar (y hacerlo mejor). Mi experiencia en Cuba fue increíble.
Una oficina digital supone trabajar desde cualquier parte, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. ¿Cómo? Mejorando la productividad con los servicios web (las 3Cs: Centralizar / Comunicar / Colaborar).Y para eso hace falta una cultura de empresa. Leyendo y releyendo artículos de los últimos años, tres ideas sobre las que profundizar son que:
- No es tan fácil (hay algunos retos)
- El horario importa: la rutina 5/2/1
- Hay que tener cuidado con confundirlo con la movilidad
Por ejemplo, leyendo un artículo que siempre quise escribir (How I learned to balance …) de Michael Erasmus. Cuenta su experiencia de trabajo (a distancia) en Buffer y es de lectura imprescindible para cualquier teletrabajador. Porque trabajar en remoto no es tan fácil:
- Depende de ti. Y de tu responsabilidad y autonomía. Es importante tener competencias fuertes de gestión y comunicación (competencias transversales)
- Depende de la Organización. No todos los trabajos y funciones sirven pero lo más importantes es la cultura de la empresa y sus valores.
Como todas las relaciones sanas y fructíferas, depende de las dos partes involucradas.
Hay un par de libros sobre trabajo en remoto que vienen de dos empresas que son una referencia en este campo. Yo recomiendo sobre todo Remote … (desde 37Signals) pero me han hablado muy bien de The year without pants (desde Automattic). Y Michael recomienda esos dos, porque efectivamente cultura es lo que hace falta (en tí y en la organización).
Y si estás pensando en teletrabajar recomienda estas tres cosas:
- Busca la empresa correcta. Si el teletrabajo no está en el adn de la empresa (lo habitual) es complicado (aunque no imposible). Puedes comenzar a buscar en weworkremotely.com (sí, desgraciadamente en inglés)
- Prueba un tiempo. No es tan fácil al principio (para ser 100% productivo), hay que ajustar el nivel de concentración con el lugar de trabajo y el tipo de trabajo. Lo ideal serían 45 días de práctica (que es lo que estas empresas suelen utilizar)
- Diseña tu Horario. El reto principal es estructurar tiempo y comunicación. Pero necesitas poner límites y tener un buen espacio y un buen horario (porque vas a trabajar).
La principal ventaja del teletrabajo (estas son mis 10) es la flexibilidad horaria, o dicho de otra manera, la oportunidad de diseñar tu horario. De esa forma, podemos estructurar un día cualquiera de forma que podamos satisfacer nuestras necesidades personales y las profesionales.
Una técnica habitual es la técnica de los bloques de tiempo (trabajar de forma concentrada en bloques limitados de tiempo). De hecho, revisando el horario de Michael (que viene determinado por el estado del mar y por quien lleva sus hijos al colegio) plantea una rutina de trabajo ideal (es la que yo prefiero también):
- Empezar Fuerte (5h). Un gran bloque por la mañana para las tareas importantes.
- Completar el Trabajo(2h). Un pequeño bloque después de comer (ideal para reuniones, teléfono y demás)
- Cerrar los cabos sueltos (1h). Un pequeñito bloque de noche.
Podríamos llamarle la rutina 5+2+1 y en la mayoría de los casos es la situación ideal (piénsalo para tí y ya verás).
Además dice que trabaja algún fin de semana para completar tareas pendientes. Es bueno para él y es bueno para su empresa. Que al final, es de lo que se trata. Se trata de que nos paguen por trabajar al 100% (no por estar allí al 100%). Suena bien, ¿eh?
Pero ahí no para la cosa, leyendo otro magnífico artículo (Digital Nomad Diary …) de uno de los fundadores de Buffer (Joel Gascoigne) da varias pautas sobre los retos del trabajo en movilidad. Es el diario de su experiencia al trabajar en 11 ciudades diferentes durante 3 meses. Para los que estén interesados en trabajar viajando creo que es un artículo imprescindible.
Obviamente él puede hacerlo porque está en una empresa que lo permite (y es el presidente). Pero eso también le obliga a una responsabilidad. No es sólo viajar, sino viajar y no perder productividad. Ese es el reto de la movilidad. Aunque es un diario más bien viajero, creo que es una excelente reflexión sobre la movilidad en productividad:
- En movilidad, la productividad se resiente. Sobre todo por la reinstalación continua, y por las dificultades logísticas (alojamiento, comida, comunicaciones, etc).
- El lugar importa. No es pasar corriendo por un sitio. Tanto para conocer, como para ser realmente productivo hace falta un tiempo mínimo (¿3 meses?)
- Ojo a la soledad. O más que soledad, al aislamiento. Al trabajar en remoto, la energía personal (de donde sale la productividad) se puede resentir (y es normal)
Hoy en día, esta experiencia puede hacerse, sin que se resienta (demasiado) la productividad en el trabajo. De ahí surge el concepto Digital Nomad (esto la primera vez que lo leí fue en apeadero.es, no sabía ni que existía el concepto). La oficina digital nos permite ser nómadas digitales y trabajar en diferentes lugares. Y estas son sus lecciones finales:
- Viajar merece la pena …
- pero viajar despacito (sin prisas) …
- y sabiendo porqué (y para qué) viajas
Yo también creo que trabajar en movilidad es para algo puntual o como una experiencia concreta, no como lo habitual.
Pero no es el teletrabajo lo que realmente importa. Ni que sea fácil o difícil, ni que tengamos el horario perfecto ni que cuidemos la movilidad. Lo que importa es trabajar mejor y de manera más inteligente. Y para eso tiene que haber un equilibrio entre lo personal y lo profesional. Por eso el teletrabajo no es sólo una oportunidad de trabajar mejor, sino de vivir mejor.
Actualizado del original (2015)