Vacía tu bandeja de entrada (Técnica BARA)

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Al hilo del artículo sobre escribir bien un correo electrónico me vino a la cabeza el otro problema típico al usar el correo electrónico: la saturación de mensajes en la bandeja de entrada. Para empezar veamos cual es tu nivel de saturación. ¿cuantos mails tienes en tu bandeja de entrada?. Sí, sí, ahora.

Arrancar (cuanto antes)

El objetivo es vaciar la bandeja de entrada y tener cero mensajes sin procesar. Es decir, tener controlado el correo electrónico, no que te controle a tí. Lo primero es entender que revisar el correo es una tarea más (y es una tarea rutina). Y lo segundo es que debemos ser eficientes en el manejo de los mensajes (la técnica BARA).

El correo electrónico es quizá la principal fuente de interrupción en el trabajo. No nos deja terminar lo que estábamos haciendo (otra tarea) y estamos continuamente cambiando de contexto (multitarea). Y como con cualquier interrupción se utilizan dos técnicas:

Una vez resuelto el problema de la interrupción, es decir, procesaré el correo cuando yo quiero (no cuando otro, sea humano o no, quiera) tengo que pensar en cómo hago para procesar los mensajes. Porque el email es la principal vía de comunicación (y entrada de tareas). En el momento que me pongo a revisar la bandeja de entrada, el objetivo es vaciarla. Lo mejor es utilizar una técnica que me diga, según los datos del correo (remitente/asunto/contenido), qué tengo que hacer. Es lo que llamo la técnica BARA o cómo gestionar un mensaje. Cuando llega hay varias acciones posibles:

  1. Borrar. Porque no me interesa o es no deseado (spam). Borra sin miedo4
  2. Archivar. Hay muchos correos que no son para mí, o que no necesitan una acción específica pero que me interesan. Es mejor archivarlos5
  3. Responder. Sí y sólo sí me lleva menos de 2 minutos (o casi mejor 1). Lo hago inmediatamente y lo archivo.
  4. Apuntar. Llegados a este punto el mensaje tiene una (o varias) tareas asociadas6 y una vez que esté en mi lista de tareas, lo puedo archivar7

Y se me ocurrió llamar a esto la técnica BARA:

  1. Borrar
  2. Archivar
  3. Responder
  4. Apuntar

Y funciona. Puedes probar con un tiempo limitado (por ejemplo 30 minutos). Te sorprenderás de la cantidad de mails que puedes procesar en media hora.

Y una experiencia interesante es de uno que pasó de 10.000 mails a 0 en 24 horas (en inglés). Sus recomendaciones:

En realidad es lo mismo que la técnica BARA, centrándose en Borrar y Archivar, y luego comienza el proceso real que afecta a pocos mensajes realmente. El uso de Filtros va en la A, porque el archivado es automático, en vez de manual10. Eso es mucho más rápido y eficiente.

¿Y qué hago yo? Pues uso la técnica BARA y utilizo un cliente de correo electrónico (Mozilla Thunderbird) para todas mis cuentas. Los datos:

Y dedico menos de 100h/año11

En definitiva, mejorando la productividad con el correo electronico, tendras más tiempo para vivir bien.

Para profundizar más en el tema puedes revisar:

Por si te interesa, puedes probar estos tres ejercicios para vaciar tu bandeja de entrada:


Actualizado del original (2009)

Notas