Al hilo del artículo sobre escribir bien un correo electrónico me vino a la cabeza el otro problema típico al usar el correo electrónico: la saturación de mensajes en la bandeja de entrada. Para empezar veamos cual es tu nivel de saturación. ¿cuantos mails tienes en tu bandeja de entrada?. Sí, sí, ahora.
- Cero. Uf, impresionante! Eres un crack, no sigas leyendo
- Menos de Cinco. Está fenomenal, tienes tu bandeja de entrada controlada
- Entre 5 y 15. Mmm, cuidado, porque empieza a saturarse la cosa
- Entre 15 y 100. OJO, ya manda la bandeja de entrada sobre tu vida, je,je
- Más de 100. Perdiste la batalla1, pero aún tiene solución!!
El objetivo es vaciar la bandeja de entrada y tener cero mensajes sin procesar. Es decir, tener controlado el correo electrónico, no que te controle a tí. Lo primero es entender que revisar el correo es una tarea más (y es una tarea rutina). Y lo segundo es que debemos ser eficientes en el manejo de los mensajes (la técnica BARA).
El correo electrónico es quizá la principal fuente de interrupción en el trabajo. No nos deja terminar lo que estábamos haciendo (otra tarea) y estamos continuamente cambiando de contexto (multitarea). Y como con cualquier interrupción se utilizan dos técnicas:
- Prevención. No hace falta revisar el correo continuamente, de hecho se recomienda apagar el software o el notificador2. Lo Ideal sería dos o tres veces al día3
- Respuesta Ágil. Es mejor procesar los mensajes de correo electrónico en bloques, es decir, todos a la vez en un espacio de tiempo concreto. Es más rápido y eficiente.
Una vez resuelto el problema de la interrupción, es decir, procesaré el correo cuando yo quiero (no cuando otro, sea humano o no, quiera) tengo que pensar en cómo hago para procesar los mensajes. Porque el email es la principal vía de comunicación (y entrada de tareas). En el momento que me pongo a revisar la bandeja de entrada, el objetivo es vaciarla. Lo mejor es utilizar una técnica que me diga, según los datos del correo (remitente/asunto/contenido), qué tengo que hacer. Es lo que llamo la técnica BARA o cómo gestionar un mensaje. Cuando llega hay varias acciones posibles:
- Borrar. Porque no me interesa o es no deseado (spam). Borra sin miedo4
- Archivar. Hay muchos correos que no son para mí, o que no necesitan una acción específica pero que me interesan. Es mejor archivarlos5
- Responder. Sí y sólo sí me lleva menos de 2 minutos (o casi mejor 1). Lo hago inmediatamente y lo archivo.
- Apuntar. Llegados a este punto el mensaje tiene una (o varias) tareas asociadas6 y una vez que esté en mi lista de tareas, lo puedo archivar7
Y se me ocurrió llamar a esto la técnica BARA:
- Borrar
- Archivar
- Responder
- Apuntar
Y funciona. Puedes probar con un tiempo limitado (por ejemplo 30 minutos). Te sorprenderás de la cantidad de mails que puedes procesar en media hora.
Y una experiencia interesante es de uno que pasó de 10.000 mails a 0 en 24 horas (en inglés). Sus recomendaciones:
- Centralizar las cuentas de correo. Hoy en día podemos tener muchas cuentas de correo, y lo primero sería centralizar el manejo. Yo creo que lo mejor es un buen cliente de correo aunque otra opción es un webmail que recoja mensajes de varias cuentas. Pero un sólo sistema.
- Darse de Baja de suscripciones inútiles. El criterio es sencillo: austeridad. Lo que no uso (leo) en el corto plazo, no sirve (y no lo voy a leer el mes que viene). Mejor darse de baja.
- Usar Filtros. Es decir, que el procesado y archivado sea automático. Puede ser que para borrar directamente mensajes o para un archivado temporal (porque no son urgentes) y procesarlos de golpe8
- Lo importante. Hay mensajes (remitentes/temas/acciones) más importantes que otros (el 20% según Pareto). Hay que prestarles especial atención, es decir, tiempo.
- Archivar sin Miedo. Por ejemplo, archivar todos los mensajes recibidos hace un año (o hace un mes9)
En realidad es lo mismo que la técnica BARA, centrándose en Borrar y Archivar, y luego comienza el proceso real que afecta a pocos mensajes realmente. El uso de Filtros va en la A, porque el archivado es automático, en vez de manual10. Eso es mucho más rápido y eficiente.
¿Y qué hago yo? Pues uso la técnica BARA y utilizo un cliente de correo electrónico (Mozilla Thunderbird) para todas mis cuentas. Los datos:
- Tengo 1 mensaje en la bandeja de entrada
- Proceso unos 15.000 mensajes/año (y sólo envío 2.000, muchos no sirven)
Y dedico menos de 100h/año11
En definitiva, mejorando la productividad con el correo electronico, tendras más tiempo para vivir bien.
Para profundizar más en el tema puedes revisar:
- Guía de ThinkWasabi sobre Gestionar Email con Eficacia. Es muy completo y fácil de leer.
- Capítulo del libre How to Get Focused (Email and Focus). En inglés, pero es sencillo e interesante.
Por si te interesa, puedes probar estos tres ejercicios para vaciar tu bandeja de entrada:
- Uno. Si tienes demasiados mensajes (no te va a dar tiempo en 30 minutos) archiva todos. Sí todos. En una carpeta que se llame REVISAR. Siente la fuerza 🙂 de tener la bandeja de entrada vacía
- Dos: Dedica media hora (cuando quieras) a revisar la bandeja de entrada (que a medida que pase el tiempo dejará de estar vacía). Aplica la técnica BARA, puedes dejar los últimos (la A de Apuntar) en la bandeja de Entrada o mejor, ponerlos directamente en la lista de tareas. ¿Te sobró tiempo? Recuerda que tienes una carpeta que se llama REVISAR y tendrás que procesar para vaciar (y luego borrar)
- Tres. Dedica media hora a conocer el software que estás utilizando para manejar el correo. Especialmente aprende a configurar un filtro de correo. Por ejemplo, guardar todos los mensajes que contengan la palabra hola en el asunto del mensaje
Actualizado del original (2009)
Notas