Las tareas rutina

Las tareas rutina son esas tareas imprescindibles que hay que hacer de forma repetitiva¹ y que deben estar en nuestra lista de tareas. Forman parte de la burocracia de la vida, pero si se gestionan bien son una parte importante dentro del concepto afilar la sierra.

Aunque no son tan interesantes o creativas como otras, son imprescindibles para funcionar con normalidad en el día a día.

Interrupciones

Si no se manejan de forma sistemática y con criterio se convierten en interrupciones². Y entonces algo que teníamos que haber hecho aparece de repente quitándonos la concentración de lo que tenemos que hacer ahora.

Automatizar

Lo ideal sería que se hicieran solas, es decir, automáticamente. Siempre que podamos convertir una tarea rutina en automática³, es mejor hacerlo.

Ejemplos:

1. Copias de seguridad.
2. Transferencias de dinero.
3. Recordatorios de tareas importantes.
4. Recordatorios de citas.

Automatizar tiene una gran ventaja: no te quita tiempo.

Repetir

Una segunda estrategia es apuntarla como una tarea más que se repite. La repetición genera hábito.

Por ejemplo:

1. Comité de coordinación, cada 15 días.
2. Revisar el correo a la misma hora.

Es importante fijar el momento y repetirlo. Los hábitos al final nos dan seguridad.

Inconsciente

Una última estrategia es utilizar el inconsciente. Los hábitos se instalan ahí⁴, por eso los hacemos sin pensar.

Eso sí: hay que programarlos bien. Un mal hábito es muy costoso de desprogramar, pero son muy útiles porque los vamos a utilizar mucho⁵.

En resumen

1. Automatiza lo que puedas.
2. Ponle fecha, hora, duración y frecuencia⁶.
3. Intenta convertirlo en hábito.

Así las tareas rutina dejan de molestar y pasan a estar controladas.

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Footnotes

1. Por imprescindibles entiendo que hay que hacerlas. A lo mejor podríamos no hacerlas (da igual no revisar el correo un día, o enviar un informe de proyecto un mes) pero eso nos complicaría la vida. El concepto imprescindible tiene que ver con el de importante (lo que para unos es importante para otros no). ↩

2. O que las haga otro, porque el fin último es “olvidarse”. Si no es de forma automática se puede delegar en alguien. Son grandes candidatas a la automatización o delegación (si se puede). ↩

3. Éste, de hecho, es el primer criterio a utilizar. Siempre que podamos convertir una tarea rutina en automática, es mejor hacerlo. ↩

4. Que sea in-consciente no quiere decir que sea NO-consciente. En realidad está en un estado latente, esperando, con cierta capacidad de percepción y reacción. ↩

5. Y luego aceptar que nadie es perfecto y todos tenemos nuestras cositas y malos hábitos. Sino seríamos robots, muy programables pero muy aburridos. ↩

6. Ya, ya, ya sé que no es tan fácil. Hay otros factores que influyen, el principal es tener el tiempo disponible para hacerla (pero eso va en otro artículo). Un ejemplo típico de tarea rutina es “Aprender a Tocar la Guitarra”, sería fácil poniendo todos los días 20 minutos. Pero aparece el otro problema, ¿qué quito para poner esto? ¿Tengo esos 20 minutos disponibles? ↩