El proceso CGR: Capturar, Gestionar y Resolver

A la hora de pensar en tu sistema de gestión del tiempo tendrás que definir lo que llamo el proceso CGR. Todos los sistemas lo tienen y las siglas seguro te ayudan a recordarlo. Lo vas a iniciar cada vez que te llega un requerimiento nuevo (problema, tarea, idea, …)

Consta de 3 pasos:

1. Capturar. ¿Qué es lo que hay que hacer y no olvidarlo? Apuntar.
2. Gestionar. ¿Cómo lo vas a revisar? Trabajar.
3. Resolver. ¿Cuándo lo vas a resolver? Terminar.

Decir que no

Lo ideal sería decir que no al requerimiento y no comenzar el proceso. Así tienes más tiempo para resolver lo que ya tienes.

Una vez que dices que sí, tendrás que gestionarlo y va a consumir tiempo y recursos. Por eso aprender a decir que no es una competencia tan importante.

Capturar

Lo primero es capturar el requerimiento. Puede ser algo general como Objetivos para cumplir o algo muy concreto como tareas CAV.

Sea lo que sea, lo tienes que capturar y eso supone escribirlo y apuntarlo. Simplemente con eso, ya llega. Capturar es apuntar.

Gestionar

Luego tendrás que gestionarlo, que es el meollo del asunto. Es decir, pensar lo que supone: ¿es completo?, ¿es abordable?, ¿es viable?, ¿hay más tareas?

Si lo sabes a la hora de capturarlo, por ejemplo reunión el miércoles a las 17h, pues supondrá simplemente ponerlo en el calendario. Pero si no lo sabes, por ejemplo diseñar una aplicación web, tendrás que concretarlo mucho más.

Y en esos detalles está el trabajo. Gestionar es trabajar.

Resolver

Y el objetivo final es resolverlo. Es lo más gratificante: tengo algo que hacer y lo resuelvo.

Resolver también es un momento para:

1. Disfrutar. Tachar, archivar, quitar de ahí.
2. Aprender. ¿Lo hice bien? ¿Faltó algo? ¿Cómo voy a mejorar?

Resolver es terminar. Para eso tiene que servir tu sistema. Captura, gestiona, resuelve. Apúntalo, trabájalo y termínalo.

Tareas atrapadas

Un problema importante en este proceso es que, al no saber decir que no, hay requerimientos que se quedan atrapados en la fase Gestionar y nunca se completan.

En este caso, lo mejor es terminarlos cuanto antes. Cuanto antes los quites de ahí, mejor.

Y no hay excusas porque siempre estás a tiempo de reiniciar y diseñar tu proceso CGR.