A la hora de pensar en tu sistema de gestión del tiempo tendrás qué definir lo que llamo el proceso CGR. Todos los sistemas lo tienen y las siglas seguro te ayudan a recordarlo. Lo vas a iniciar cada vez que te llega un requerimiento nuevo (problema, tarea, idea, …)
Consta de 3 pasos:
- Capturar. ¿Qué es lo que hay que hacer y no olvidarlo? Apuntar.
- Gestionar. ¿Cómo lo vas a revisar? Trabajar.
- Resolver. ¿Cuándo lo vas a resolver? Terminar
Lo ideal sería decir que no al requerimiento y no comenzar el proceso. Así tienes más tiempo para resolver lo que ya tienes (que seguro es bastante). Ya sé que es difícil, pero ten claro que una vez que dices que sí, tendrás que gestionarlo y va a consumir tiempo y recursos. Por eso aprender a decir que no es una competencia tan importante. Es mejor decir que no antes, que decir que sí y tener tu sistema colapsado (se le suele llamar tareas errantes). Y es una lección difícil de aprender (sólo a base de golpes). Porque una vez que dices que sí, tendrás que gestionarlo.
Lo primero es capturar el requerimiento. Puede ser algo general ( Objetivos para cumplir) o algo muy concreto (tareas CAV). Sea lo que sea, lo tienes que capturar y eso supone escribirlo y apuntarlo. Simplemente con eso, ya llega. Capturar es apuntar.
Luego tendrás que gestionarlo, que es el meollo del asunto. Es decir, pensar lo que supone (¿es completo? ¿es abordable? ¿es viable? ¿hay más tareas?). En algún momento tendrás que trabajarlo y ver en detalle lo que supone. Si lo sabes a la hora de capturarlo (por ejemplo reunión el miércoles a las 17h) pues supondrá simplemente ponerlo en el calendario, pero si no lo sabes (por ejemplo diseñar una aplicación web) tendrás que concretarlo mucho más. Y en esos detalles está el trabajo, generalmente más del que esperabas. Capturar es un proceso rápido y sencillo pero procesar y digerir lo que supone no tanto. Lleva tiempo y muchas no es fácil concretar a la primera con la información de la que dispones (en ese momento). Gestionar es Trabajar
Y el objetivo final es resolverlo. Y es lo más gratificante. Tengo algo que hacer y lo resuelvo. Y gracias a un sistema que me ayuda a gestionarlo. Es el objetivo de cualquier sistema de gestión del tiempo. Y gusta porque te da sensación de control.
Pero también es un momento para pararse un poquito y:
- Disfrutar. Tachar, Archivar, Quitar de ahí. Ese momento cuando ya está hecho es un gusto. Una cosa menos … y a por la siguiente. Disfrutarlo y valorarlo.
- Aprender. ¿Lo hice bien? ¿Faltó algo? ¿Cómo voy a mejorar? Como cualquier proceso, se trata de una mejora continua
Resolver es Terminar. Para eso tiene que servir tu sistema. Captura, Gestiona, Resuelve. Apúntalo, Trabájalo y Termínalo. Ahora.
Un problema importante en este proceso (y muy habitual) es que, al no saber decir que no (o no poder), hay requerimientos (tareas, objetivos o eventos) que se quedan atrapados en la fase Gestionar y nunca se completan (esas tareas errantes, o tareas demasiado generales, o sin la suficiente motivacio, objetivos sin cumplir y eventos que se postponen continuamente). En este caso, lo mejor es terminarlos cuanto antes. Di que no ya y así también entenderás lo costoso que es no hacerlo desde un principio. Lo más probable es que si no lo hiciste, en un tiempo prudencial, ya no lo vas a hacer. Esos requerimientos atrapados plantean dos situaciones muy preocupantes:
- Ocupan Sitio. Están ahí, reclamando atención y consumen un tiempo valioso
- Agotan. Porque nunca logras resolverlo (y te recuerdan que eres incapaz)
Cuanto antes los quites de ahí, mejor. Y no hay excusas porque siempre estás a tiempo de reiniciar y diseñar tu proceso CGR