Artículos y reflexiones sobre gestión del tiempo y dirección de proyectos
Buscando una productividad para vivir bien
Es increíble la cantidad de proyectos que se manejan a base de correos electrónicos y WhatsApp1 para coordinar tareas y comunicaciones. Aunque son accesibles y familiares, ¿son realmente las más eficientes para proyectos de gran envergadura?. Porque yo cada día lo llevo peor 😀 . Este fin de semana, en…
… más ⇢La verdad es que suena mal lo de apagar el email en una sección de artículos sobre, precisamente usarlo. Pero realmente es una idea para probar. Parece drástica al principio, pero en la mayoría de los casos, permite mejorar considerablemente la productividad. Porque si tienes abierto y atiendes continuamente el correo electrónico:…
… más ⇢Las listas de tareas son uno de los pilares de cualquier sistema para aprender a gestionar el tiempo. Y usar software, no es imprescindible, es simplemente una herramienta más. Porque lo más fácil es gestionar tareas usando papel primero. Más sencillo, más barato y más inmediato. Pero sí, también es muy útil, cuando ya…
… más ⇢Tenía pendiente revisar este video (en inglés, 27 min) de Malcolm Gladwell sobre contratar a personal en este mundo moderno. Es del año 2008 pero da varias ideas que desarrollaba en su fantástico libro (Outliers) sobre cómo el contexto influye en personas realmente potentes (inteligentes, imprescindibles, influyentes). En esta charla toca uno de los temas…
… más ⇢Es muy difícil contratar a la persona correcta pero es una de las claves de la configuración de equipos. Aunque muy centrado en empresas software, hace ya casi 20 años me leía uno de los libros de referencia de Joel Spolsky (un auténtico crack) y la verdad es que es una propuesta bien interesante…
… más ⇢Hay muchas cosas que aprendí de mi experiencia en Cuba (2014 a 2019). En esa época la diferencia de conectividad a Internet entre España y Cuba era tan grande, que cada vez que viajaba y cambiaba de contexto, mi cerebro entraba como en estado de shock. Después de unos meses en Cuba, llegas…
… más ⇢La forma más barata de hacer y recibir llamadas internacionales o llamar a tu país desde el extranjero es utilizar un computador1. Y también para todo tipo de llamadas (nacionales y móviles). Como yo trabajo desde casa necesito una solución en movilidad, es decir necesito el mismo número fijo aunque esté lugares diferentes. Y, hoy en día2, es muy fácil…
… más ⇢En nuestro día a día tenemos mucho tiempo ocupado y nos queda muy poco tiempo libre. Nuestras tareas nos llevan más tiempo del que pensábamos. 1 Y necesitamos tener una agenda con un calendario claro de lo que tenemos libre, y lo que tenemos comprometido. Es el calendario el que marca…
… más ⇢Como he vivido en el Caribe varios años (Cuba y República Dominicana), he sufrido que gran parte del año puedes pasar un calor insoportable (más de 30º y con humedad). Y una cosa es la temperatura para ir a la playa y otra la temperatura (y humedad) para trabajar. Por…
… más ⇢El título de esta charla era1 en realidad ProductiBidad en Hinternet (con faltas de ortografía). Pero productividad se escribe con V e internet sin H. Lo hago así porque muchas veces el uso de internet para mejorar la productividad se hace de la forma equivocada. Es errónea. El uso de servicios Internet debe ser para:…
… más ⇢El teléfono, o una conversación instantánea en WhatsApp, es el ejemplo típico de comunicación síncrona. Las dos (o más) personas que hablan deben hacerlo a la vez. Se consume el tiempo (y la atención) de todos los que participan en la comunicación. Como hay dos formas de trabajar, la síncrona o está bien…
… más ⇢Una de las técnicas más sencillas de aprender y que tienen un impacto muy grande en productividad es aprender a trabajar en bloques de tiempo asignados a una sola cosa. Y así no vas apagando fuegos (tareas) a medida que llegan. Es una técnica para gestionar el esfuerzo y mejorar el…
… más ⇢La primera fase del proceso CGR es la de Capturar (Capturar, Gestionar, Resolver). Y Capturar significa Apuntar. Claro que lo mejor es ni apuntarlo (saber decir que no) pero uno de los primeros buenos hábitos en la gestión de nuestro tiempo es saber qué tenemos que hacer1. ¿Y dónde lo…
… más ⇢Sí, pensar. Porque nos pasamos todo el día haciendo y haciendo, y muchas veces nos hace falta tiempo para pensar. Y esa es una de las ideas finales de los alumnos de mi curso de productividad. Tampoco para ponerse muy intenso y filosófico, pero sí parece que necesitamos tiempo para pensar:…
… más ⇢Hoy en día es muy útil recoger datos de usuarios (clientes, empleados, instituciones, etc) para encuestas, sondeos o simplemente para recoger información. Lo habitual es utilizar fichas en Word o Excel que se envían como archivos adjuntos a un correo (por favor, no más). El problema de estas fichas es que tienes que: Eso en…
… más ⇢La verdad es que hablar de productividad desde Cuba es para que te de la risa (o el llanto). Pero para mí supuso un cambio de contexto y de funcionamiento importante cuando estuve viviendo allí (desde el 2014 al 2019). Y, aunque no lo parezca, fue una oportunidad para mejorar mi productividad.…
… más ⇢Hacer una presentación es una de las competencias transversales que atrapó mi atención después de la universidad por las enormes carencias que tenía. Hace ya muchos (pero muchos) años, en una de mis maestrías en la Universidad Simón Bolívar1 (Venezuela) escogí de libre elección un curso fantástico (que ya no existe). Ahí comencé…
… más ⇢Cuando me preguntan si tengo una agenda digital o en papel yo suelo contestar que da igual. Es imprescindible tener una agenda pero cada uno tenemos nuestro sistema porque los contextos son diferentes. La agenda es la herramienta sobre la que se apoya nuestro sistema. Cuando nos llega una nueva petición o nos preguntan…
… más ⇢Cuando hoy le dices a una persona, deben ser ya mis años que me pasa con gente más joven, que la mejor forma de organizarse es utilizar papel, te miran con esa cara rara de …. Es tal el impacto de la tecnología en el día a día que parece que…
… más ⇢La aplicación de la Ley de Parkinson en productividad tiene que ver con el (buen) uso de las restricciones. Lo que dice es que, sea cual sea tu límite, lo vas a utilizar todo. Si tienes 2 (2 EUR, 2 horas, 2 personas, 2 … recursos) los utilizaras los dos. Es fácil…
… más ⇢Con la llegada de todos los servicios web que nos inundan de información, surgió hace muchos años un término que se denomina infoxicación1. Aunque la palabra suena rara simplemente se refiere a que, cada día más, recibimos tanta información que, en vez de ayudar, nos colapsa, nos estresa y no…
… más ⇢Para saber las horas que trabajamos en un proyecto hay que contarlas. Así de simple. Lo ideal es incluirlo en tu rutina de planificación semanal. Ahí te darás cuenta que es difícil adivinarlo pero al menos sabrás porqué. En planificación de proyectos es lo que se llamaría medir el esfuerzo realizado (frente al estimado) En la situación…
… más ⇢Subida a la Apacheta 168 horas. Esas serían las horas que tienes que planificar. Hacer una planificación por semana es una buena rutina de gestión del tiempo en nuestra agenda porque una semana es un período de tiempo ni muy largo ni muy corto. Es suficiente para que sucedan cosas. Se trata de revisar lo…
… más ⇢Si queremos mejorar nuestra productividad, además de gestionar nuestro tiempo, tenemos que gestionar muy bien nuestro nivel de atención. Es un recurso escaso y la necesitamos, en cantidad y en calidad, para hacer nuestras tareas rápido y bien. No es sólo tener el tiempo sino utilizarlo con la máxima atención. Y…
… más ⇢Las tareas rutina son esas tareas imprescindibles que hay que hacer de forma repetitiva y que deben estar en nuestra lista de tareas. Forman parte de la burocracia de la vida pero si se gestionan bien son una parte importante dentro del concepto afilar la sierra. Aunque no son tan interesantes o creativas…
… más ⇢Una lista de tareas es un conjunto de cosas para hacer. Pueden ser algo muy simple (que lo resuelvo rápido) o algo más complejo (que no es tan fácil resolver a la primera) y son una de las herramientas clave para aprender a gestionar tu tiempo (bien). La razón por la que son útiles es…
… más ⇢A la hora de pensar en tu sistema de gestión del tiempo tendrás qué definir lo que llamo el proceso CGR. Todos los sistemas lo tienen y las siglas seguro te ayudan a recordarlo. Lo vas a iniciar cada vez que te llega un requerimiento nuevo (problema, tarea, idea, …) Consta de 3…
… más ⇢En varios proyectos en los que estoy, estamos usando Basecamp. Es un software que recomiendo mucho , pero además sintonizo mucho con toda la filosofía de gestión de sus creadores (37signals). Hace ya muchos años que leí su libro Rework. Y no puedo estar más de acuerdo con su filosofía, es realmente…
… más ⇢Hace ya muchos años, cuando estábamos terminando nuestro proyecto en Nicaragua, necesitábamos tomar decisiones sobre qué comprar con los remanentes de algunas partidas presupuestarias. Por mi perfil más técnico yo siempre suelo proponer invertir en tecnología (generalmente informática). Invertir en tecnología es muy importante por su relación con la productividad. El argumento es muy…
… más ⇢Eppur si muove Cuando nos preguntan cuál es tu horario de trabajo solemos responder con una hora de entrada y otra de salida. Decimos, por ejemplo, entro a las 8 y salgo a las 5. Pero, ¿estuvimos trabajando o estuvimos en el trabajo?. Tener un horario fijo (una rutina) es una de las…
… más ⇢Cuando doy alguna charla es muy gratificante que la gente se acerque y me diga que les gustó, que les hice pensar y que van a hacer tal o cual cosa después. Y aunque hoy en día se trabajan mucho más estas competencias (no siempre de la mejor manera), yo…
… más ⇢En todas las reflexiones sobre productividad se puede utilizar el valor de una hora de trabajo como indicador de referencia. P.ej., yo lo utilizo para explicar el coste de las reuniones porque un factor importante es el coste/hora de los participantes. Calcular tu precio/hora es sencillo, tienes que conocer: Con estos datos serían 15…
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