
Las listas de tareas son uno de los pilares de cualquier sistema para aprender a gestionar el tiempo. Y usar software, no es imprescindible, es simplemente una herramienta más.
Porque lo más fácil es gestionar tareas usando papel primero. Más sencillo, más barato y más inmediato.
Pero sí, también es muy útil, cuando ya necesitas más funcionalidad o para mayor complejidad, usar software específico para gestionar tareas, típicamente algún servicio internet.
Recuerda el proceso CGR: se trata de capturar, gestionar y resolver. No olvides la regla del minuto1. Y ahí, si no puedes resolverla, tienes que apuntarla para controlarla. Y es ahí donde entra en juego el uso de herramientas software para la gestión de tareas. Lo ideal de un sistema de control de tareas es que sea:
- Centralizado. Es decir, que todas las tareas las apunte en el mismo lugar. Es el principal sistema de captura (la bandeja de entrada).
- Portátil. Es decir, que lo lleve conmigo2 para que no se me olvide apuntar nada. Portátil y siempre disponible
- Fácil de Usar. Es decir, que sea fácil añadir, modificar y gestionar toda la lista de tareas sin tener que leer ningún manual.
Estas tres razones hacen que la agenda de toda la vida (en papel) sea siendo una de las mejores opciones. Pero ahora, con los sistemas multiplataforma (móviles, tabletas y ordenadores) permanentemente conectados y sincronizados, podemos utilizar servicios internet para controlar nuestras tareas.
El uso de software tiene varias ventajas frente al uso del papel:
- Búsqueda. Es más fácil buscar o consultar tareas cuando la lista es grande. Por ejemplo filtrar las tareas que contengan la palabra proyecto MMI o revisar las tareas entre el 1 y el 5 de abril
- Archivo. Es más fácil archivar las tareas3 y saber lo que hice en el mes de Enero (y ver en qué se nos va el tiempo)
- Tamaño. Podemos controlar más tareas en el mismo espacio4

Además, y como para cualquier servicio internet tiene las ventajas de las 3Cs (Centralización / Comunicación / Colaboración5). En realidad el sistema tiene que ser personal y cada uno va encontrando el que mejor le va.
Hay muchísimas alternativas de servicios Internet6 y cada día surge una nueva. Una cuestión importante es distinguir bien lo que es un software para gestionar tareas y otra el software para gestionar proyectos. Si a eso le agregamos que no es lo mismo gestionar listas de forma individual (productividad personal) que una lista compartida (productividad de equipos) pues resulta que muchas veces nos confundimos.
Como, antes de aportar en un equipo, lo que tienes que mejorar tu productividad personal, vamos a centrarnos en eso: una persona y sus tareas (personales o profesionales). Y en realidad, da un poco igual la aplicación que uses mientras se ajuste a tu contexto.
Yo, por ejemplo, uso un sistema híbrido:
- Papel en muchos casos:
- en reuniones
- hablando por teléfono
- o necesito pensarlo un poco más
- Software: Remember The Milk (RTM)
El papel me sirve de sistema previo de captura y siempre, siempre, lo paso a RTM. Es decir, me sirve como proceso de precaptura porque el papel, muchas veces es lo más importante: más rápido, flexible y educado7. Luego tiro el papel, y ya queda todo digitalizado. Sigo el principio, como en casi todos los procesos de pensar analógico, procesar digital.
El uso que hago de RTM (pago la suscripción anual) es muy intenso. Por ejemplo ya hasta el 2011 había completado más de 10.000 tareas. En el año 2023 completé más de 6000 tareas8. Lo uso de forma intensiva porque:
- Es fácil de usar.
- Es muy potente.
- Es multiplataforma. Para cualquier ordenador, teléfono y Tableta
Algunos requisitos que yo tengo, y que te pueden servir para evaluar cualquier software de este estilo.
- Aplicación de escritorio independiente
- Tener listas cerradas (por día o semana) y listas abiertas (sin fechas asignadas)
- Manejar unas 30 minitareas/día o 70/semana de forma cómoda
- Permitir consultar un histórico grande (p.ej. más de 10 mil tareas en más de 10 años de uso9)
- Permitir configuración fácil de tareas rutina (hábitos)
- Permitir ordenar por fecha y hora limite
- Fácil gestión de notas y comentarios asociados a la tarea
- Creación Inteligente (escribo directamente la tarea y la crea de forma adecuada)
- Usar atajos del teclado
- Realizar búsquedas avanzadas que pueda crear como listas dinámicas10
Las aplicaciones más sencillas de gestión de tareas (Recordatorios de Apple, Keep de Google, una hoja de cálculo, etc) no me sirven porque, salvo que sea un uso muy (muy) básica, al final no te va a servir.
RTM cumple con todos estos requisitos. Sirve para un uso básico, pero si lo necesitas, tiene mucha funcionalidad . Realmente se ajusta a cualquier perfil de uso.
Es una excelente aplicación y cada día que la utilizo me parece mejor construida. Tanto que pago 20 50 euros al año, aunque con la versión gratis llega de sobra para el 95% de los casos. En realidad a mí me cuesta menos de 1 céntimo por tarea y me hace la vida mucho más fácil. Que al final para eso queremos usar software.
Actualizado varias veces desde el original de 2007
Notas:
- Es decir, que si lo puedo resolver ahora y en menos de un minuto (o 2): Hazlo Ya. Lo mejor es que la lista de tareas no crezca más, se trata de ir terminándolas (o diciendo que no puedes). ↩︎
- Sin obsesionarse tampoco. Yo, por ejemplo, uso papel para apuntar muchas tareas que luego paso a software. Todo dependerá de tu contexto. ↩︎
- Archivar las tareas permite mejorar y aprender de lo que hemos hecho. Incluso hacer un análisis de qué tareas hacemos más, o cuales nos dan más pereza. ↩︎
- Porque cuando la cosa se complica (lo habitual), la agenda de papel se termina convirtiendo en una colección de papeles inmanejable, salvo que lo hagamos bien y tengamos un sistema muy depurado. El papel es imprescindible para una lista sencilla pero para listas más complejas el software se convierte en un aliado por su capacidad de manejar (mucha) más información en (mucho) menos espacio. ↩︎
- Estoy descartando la parte de colaboración y de trabajo en equipo, para centrarme en productividd personal (el primer paso para la productividad de equipos). ↩︎
- Cada año, sigue saliendo software para gestionar tareas, como si fuera una novedad. Hay muchísimos. Para que te hagas una idea, hace casi casi 20 años ponia estas dos referencias: Lista TechCrunch (2006), Top 5 LifeHacker (2008). Al actualizar encontraba estas Recomendaciones GantterPro (2024), aunque más centradas en gestión de proyectos. Casi ninguna coincide, y no aparece RTM. ↩︎
- Aunque cada contexto es muy diferente, yo creo que usar pantallas (la que sea) en una reunión, por ejemplo, no es más productivo y además es (mucho) menos empático, que simplemente escuchar y apuntar en un papel. ↩︎
- En realidad, completar 6.000 tareas puede no tener nada que ver con ser muy productivo. Aquí nos centramos en que permite gestionar gran cantidad de tareas, de forma sencilla. ↩︎
- En realidad es una funcionalidad no imprescindible, pero a mí me ha permitido poder centralizar todo el control de tareas en la aplicación. Si sólo sirve para controlar un día, está bien, pero a largo plazo necesitarías un histórico si quieres realizar un análisis un poco más avanzado. ↩︎
- Un poco avanzado pero fácil de entender. Son listas dinámicas, que dependen de las propiedades de cada tarea y que se pueden consultar como listas. Por ejemplo: «tareas que tengo que hacer en dos días» o «tareas que tengo que hacer cuando esté en tal ciudad» o «tareas del proyecto X». ↩︎