Cuando nos preguntan cuál es tu horario de trabajo solemos responder con una hora de entrada y otra de salida. Decimos, por ejemplo, entro a las 8 y salgo a las 5. Pero, ¿estuvimos trabajando o estuvimos en el trabajo?. Tener un horario fijo (una rutina) es una de las ventajas de la oficina porque separa el trabajo de otros ámbitos personales. Pero se trata de trabajar al 100% el máximo tiempo posible, no de estar calentando la silla … de 8 a 5.
A la hora de definir tu horario de trabajo, por una parte tienes tus compromisos (objetivos y tareas) y por la otra tu nivel de productividad y el tiempo. Un horario de trabajo ideal sería uno que permita ajustar las dos necesidades. Cuando escribí el artículo una oportunidad para trabajar mejor me encontré con la idea de la rutina 5-2-1. Un ritmo de trabajo por horas. Y me parece una buena estrategia de horario. La idea es de Michael Erasmus y me di cuenta que es muy parecida a la que a mí más me gusta. La técnica implica definir tu horario en bloques de tiempo (las famosas cajitas de tiempo) y usar descansos grandes en el medio, para buscar un ritmo de máxima productividad en el día. Ya sé que muchos trabajadores lo hacen ejem… al revés, definen sus bloques de descanso y luego rellenan con algo de trabajo. Pero estamos hablando de adultos, ¿no? Volviendo a lo que nos ocupa, la rutina 5-2-1 divide el horario de trabajo en tres bloques:
- Empezar Fuerte: 5h. Un gran bloque por la mañana para el grueso del trabajo.
- Completar Pendientes: 2h. Un pequeño bloque después de comer (ideal para reuniones, teléfono y demás). También para cerrar algún pendiente.
- Cerrar el día. Un pequeñito bloque de noche para cerrar los cabos sueltos del día y preparar el siguiente.
Dividir las 8 h en tres bloques es un buen equilibrio entre esfuerzo y descanso. En la mayoría de los casos es la situación ideal (piénsalo para tí y verás). El único problema es que, generalmente, tu horario no lo diseñas tú. Y es un gran problema. Pero siempre puedes hacer algo y al menos te da una recomendación de un buen ritmo de trabajo:
- Empieza Fuerte: Protege las primeras horas de trabajo (aunque sea sólo 1).
- Usa horas menos productivas para tareas de menos intensidad (reuniones, cursos, llamadas, etc).
- Libera la última hora de trabajo antes de irte (y piensa en mañana)
Y así, cada día, generando una rutina, un hábito.
Y, ¿por cuántos días? Pues el mejor equilibrio son 5 días a la semana de trabajo y 2 de descanso. Eso significa 40h/semana. Sí claro, con cierta flexibilidad, pero lo que sí está probado es que los picos de trabajo y los sobreesfuerzos penalizan tu productividad. No pasa nada por esfuerzos puntuales, pero un horario de trabajo productivo y sostenible parece ser el de 40 h semanales.
El horario de trabajo define además cual es tu capacidad máxima de trabajo. Es lo que los directores de proyecto llamamos el calendario del recurso, es decir, la disponibilidad de ese recurso para el proyecto: cuanto y cuando se trabaja. Y si una persona trabaja 8h/día significa:
- unas 160h/mes
- o unas 1.700 h/año.
Y esas son las horas disponibles para el proyecto (o para tu función).
¿De verdad? Pues no, porque aún suponiendo que tienes una rutina ideal (tipo horario 5-2-1) no todas tus horas están igual de disponibles. No sólo es el nivel de atención, sino que hay otras variables. Por ejemplo hay muchas tareas generales en tu día a día que no son específicas de un proyecto o de tu función. Ah! ya, entonces ¿cual es tu capacidad real de trabajo? Pues una técnica sencilla es utilizar la regla del 70%. Es una regla no escrita ni muy científica que se suele utilizar para calcular la capacidad real de un sistema (un truco de los ingenieros). No puedes tener un sistema a su máxima capacidad, sino a su capacidad real sostenible (el 70%) para que pueda soportar demandas extra no previstas. Si aplicas esta regla resulta que tu disponibilidad real es del 70% de tu horario de trabajo:
- 6h/día
- 112h/mes
- 1200 h/año
Y esto ya es más real. Es más, gran parte de los convenios laborales están en órdenes de magnitud similares (1.200 a 1.400 horas/año) porque tienen en cuenta los días de vacaciones1 y permisos.
Pero claro, en la práctica, los directores de proyecto lo suelen utilizar al revés. En vez de pensar en la disponibilidad real de trabajo al 100%, presiona y presiona para que inviertas más horas pensando que terminarás antes y así cumplir los plazos. Y hablamos de … trabajar al 200%. Y … así nos va. Nos sigue costando entender la diferencia entre duración y esfuerzo. Para cumplir los plazos, se trata de maximizar la productividad, no la cantidad de horas.
Y así tendremos un buen horario de trabajo. Para todos.
Actualizado del original (2012)