En nuestro día a día tenemos mucho tiempo ocupado y nos queda muy poco tiempo libre. Nuestras tareas nos llevan más tiempo del que pensábamos. 1 Y necesitamos tener una agenda con un calendario claro de lo que tenemos libre, y lo que tenemos comprometido.
Es el calendario el que marca la agenda porque el tiempo no es negociable. Una hora es una hora y por más que lo intentemos ni estira ni encoge. Entender esta limitación suele ser la parte más débil del sistema. No son los objetivos, ni las tareas, es el tiempo que (no) tenemos para llevarlas a cabo. Si pierdes tu tiempo, pierdes tu poder .
Es uno de tus recursos2 más limitados (y que no puedes comprar3). Y lo primero es saber cual es el tiempo que ya tienes comprometido y cual tienes libre. La técnica más habitual es usar las cajitas de tiempo (time boxing). Este es el ejercicio que se plantea en el libro Procrastination4 (pág 200, en inglés). Se llama UnSchedule (lo no programado), es decir, el tiempo no asignado, no comprometido. Es un ejercicio muy fácil de hacer:
- Haces una tabla con los días de la semana y las horas
- La rellenas con el tiempo ocupado (las cajitas: bloques de tiempo)
- Calculas el tiempo realmente disponible
Y ya está. De esa manera tienes una idea del tiempo comprometido y el tiempo disponible. Y esa es tu agenda (bueno, más bien tu calendario).
Ya, ya, claro que no es tan fácil:
- Los planes nunca salen como estaba previsto (sobre todo por las interrupciones y los imprevistos)
- Es muy difícil estimar el tiempo que llevan las tareas
- No todo depende de tí (trabajamos en un contexto)
El tiempo que pensabas que iba a estar disponible, al final no lo está. Muchas veces es más del que tú piensas o se te olvidó incluir algún bloque de tiempo ya asignado. Mejor empezar siendo pesimistas, es decir, asegúrate que los bloques de tiempo los estimas bien para la mayor parte de los escenarios posibles. Incluso para lo personal. Llevar tus hijos al colegio te lleva 20 minutos, pero quizá 30 minutos es más real. Y ya no digamos para esas reuniones de trabajo de una hora que en realidad se convierten en hora y media.
Pero no hay otra alternativa si quieres controlar tu agenda. Es muy importante tener claro qué tiempo ya está asignado (bloqueado) y cual tienes disponible. Y para desarrollar la técnica hay que practicar. Es por esto que aprender a gestionar el tiempo es un proceso de mejora continua:
- Veo el tiempo disponible real
- Lo asigno a lo que me interesa
- Lo utilizo
- Y … llega otro día (vuelta a empezar)
Es importante empezar. Comienza con una agenda prevista de la semana donde tengas claro el tiempo comprometido y el tiempo libre. Trata de acertar con el tiempo comprometido y deja un margen. Hazlo de forma general, se trata de tener un conjunto de cajitas de tiempo para conocer tu tiempo comprometido, tu tiempo bloqueado. Y ojo con la ambición, que el tiempo no negocia.
Este ejemplo de agenda podría ser un ejercicio básico. En realidad es un ejercicio de menos detalle a más detalle (que de eso se trata):
- Una Básica. Tiene poco detalle y nos dice que tenemos 10 horas libres en una semana y 158 ocupadas
- Una Detallada. Con más detalle vemos que hay 30 horas libres
Son agendas muy apretadas y por lo tanto difíciles de cumplir. De hecho esa es nuestra realidad, solemos comprometernos más de lo que podemos.
La recomendación a la hora de preparar una agenda es que cuanto menos tiempo comprometido, mejor. Eso es lo que nos da mayor flexibilidad para organizarnos. Pero es lo menos habitual porque generalmente nuestro tiempo no sólo lo controlamos nosotros. Esa es la primera idea: tener una idea de nuestra agenda.
Y hay que apuntarlo, escribirlo, para luego poder evaluar qué pasó. Y generalmente lo haces en una agenda, que debería cumplir con el requisito de las 3Ps:
- Portátil: siempre contigo
- Personal: a tu medida
- Práctica: fácil de usar y actualizada
Yo recomiendo empezar por el papel pero también se puede pensar en utilizar tecnología porque tiene algunas ventajas:
- Ocupa y Pesa menos
- Facilita la consulta y búsqueda
- Facilita la comunicación y colaboración con otras personas
Sin embargo yo creo que se abusa de la tecnología5. Lo que nos hace productivos es el cerebro no la tecnología. Y aunque cada día se ve más personas con smartphones y tabletas manejando sus agendas, eso no quiere decir que sean más productivas. Una cosa es parecer productivo, y otra serlo. Es importante comenzar por el papel y luego, si lo ves necesario, saltar a la tecnología.
Y si quieres pensar en un ejercicio puedes empezar ahora:
- Planifica (p.ej. un día o una semana):
- ¿Cual es tu agenda?
- ¿Cuanto tiempo tienes disponible?
- Hazlo y Apunta
- Evalúa (al final del día o de la semana):
- ¿Cual fue la agenda real de la semana?
- ¿Porqué fueron los cambios?
- Aprende (y vuelve a hacerlo)
Si logras establecer una rutina (diaria, semanal, mensual …) de mejora continua (Planificar, Ejecutar, Evaluar y Aprender) aprenderás a controlar tu tiempo utilizando el papel (o incluso software).
Que para eso sirve el tiempo y tu agenda
Actualizado varias veces del original (2012)
- Siendo rigurosos la agenda sería la suma de todos los componentes de tu sistema de gestión. Pero vamos a identificarla mejor con el calendario que permite enfocarnos mejor en el problema. ↩︎
- En realidad, además del tiempo es nuestra energía y atención lo que suele ser excaso (y agotable). ↩︎
- Bueno, sí se puede comprar y es lo que llamaríamos delegar o subcontratar. Pero no es tan fácil hacerlo bien, y aquí estamos en un contesto de productividad personal. Además, para delegar algo es importante que lo sepas hacer tú. ↩︎
- Es uno de los libros sobre gestión de tiempo que suelo recomendar leer. ↩︎
- Claro que la tecnología es muy útil y probablemente imprescindible a medida que la complejidad de los calendarios aumenta. El uso de agendas compartidas es una de las ventajas de una productividad en internet . Pero mejor empezar por el papel y desarrollar la técnica. ↩︎