El tiempo y nuestra agenda

En nuestro día a día tenemos mucho tiempo ocupado y nos queda muy poco tiempo libre. Nuestras tareas nos llevan más tiempo del que pensábamos.¹ Y necesitamos tener una agenda con un calendario claro de lo que tenemos libre y lo que tenemos comprometido.

Es el calendario el que marca la agenda porque el tiempo no es negociable. Una hora es una hora y por más que lo intentemos ni estira ni encoge. Entender esta limitación suele ser la parte más débil del sistema. No son los objetivos ni las tareas, es el tiempo que tenemos para llevarlas a cabo.

Si pierdes tu tiempo, pierdes tu poder.

Es uno de tus recursos² más limitados (y que no puedes comprar³). Y lo primero es saber cuál es el tiempo que ya tienes comprometido y cuál tienes libre. La técnica más habitual es usar las cajitas de tiempo (time boxing). Este es el ejercicio que se plantea en el libro Procrastination⁴. Se llama UnSchedule (lo no programado), es decir, el tiempo no asignado, no comprometido.

Es un ejercicio muy fácil de hacer:

• Haces una tabla con los días de la semana y las horas.
• La rellenas con el tiempo ocupado.
• Calculas el tiempo realmente disponible.

Y ya está. De esa manera tienes una idea del tiempo comprometido y el tiempo disponible. Y esa es tu agenda, bueno, más bien tu calendario.

Pero no es tan fácil:

• Los planes nunca salen como estaba previsto.
• Es muy difícil estimar el tiempo que llevan las tareas.
• No todo depende de ti.

El tiempo que pensabas que iba a estar disponible, al final no lo está. Mejor empezar siendo pesimistas y estimar bien los bloques de tiempo. Incluso para lo personal.

Pero no hay otra alternativa si quieres controlar tu agenda. Es importante tener claro qué tiempo ya está asignado y cuál tienes disponible. Y para desarrollar la técnica hay que practicar. Aprender a gestionar el tiempo es un proceso de mejora continua:

1. Veo el tiempo disponible real.
2. Lo asigno a lo que me interesa.
3. Lo utilizo.
4. Y llega otro día.

Es importante empezar. Comienza con una agenda prevista de la semana donde tengas claro el tiempo comprometido y el tiempo libre. Trata de acertar con el tiempo comprometido y deja un margen. Hazlo de forma general: se trata de tener un conjunto de cajitas de tiempo para conocer tu tiempo bloqueado.

Este ejemplo de agenda podría ser un ejercicio básico. En realidad es un ejercicio de menos detalle a más detalle:

• Una básica: poco detalle y 10 horas libres en una semana.
• Una detallada: más detalle y 30 horas libres.

Son agendas muy apretadas y por lo tanto difíciles de cumplir. De hecho esa es nuestra realidad: solemos comprometernos más de lo que podemos.

La recomendación al preparar una agenda es que cuanto menos tiempo comprometido, mejor. Eso nos da mayor flexibilidad para organizarnos. Pero es lo menos habitual porque generalmente nuestro tiempo no solo lo controlamos nosotros.

Y hay que apuntarlo, escribirlo, para luego poder evaluar qué pasó. Y generalmente lo haces en una agenda, que debería cumplir con el requisito de las 3Ps:

1. Portátil: siempre contigo.
2. Personal: a tu medida.
3. Práctica: fácil de usar y actualizada.

Yo recomiendo empezar por el papel, pero también se puede pensar en utilizar tecnología porque tiene algunas ventajas:

• Ocupa y pesa menos.
• Facilita la consulta y búsqueda.
• Facilita la comunicación y colaboración con otras personas.

Sin embargo yo creo que se abusa de la tecnología.⁵ Lo que nos hace productivos es el cerebro, no la tecnología. Y aunque cada día se vea más gente con smartphones y tabletas manejando sus agendas, eso no quiere decir que sean más productivas.

Si quieres empezar ahora, prueba esto:

1. Planifica un día o una semana.
2. Hazlo y apunta.
3. Evalúa al final del día o de la semana.
4. Aprende y vuelve a hacerlo.

Si logras establecer una rutina de mejora continua, aprenderás a controlar tu tiempo utilizando el papel, o incluso software.

Que para eso sirve el tiempo y tu agenda.

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Actualizado varias veces del original (2012)

Notas

Footnotes

1. Siendo rigurosos, la agenda sería la suma de todos los componentes de tu sistema de gestión. ↩

2. Además del tiempo, nuestra energía y atención también suelen ser escasas. ↩

3. Sí se puede comprar si delegas o subcontratas, pero no es tan fácil hacerlo bien. ↩

4. Es uno de los libros sobre gestión del tiempo que suelo recomendar leer. ↩

5. La tecnología es útil e incluso imprescindible cuando aumenta la complejidad, pero mejor empezar por el papel. ↩