Cada vez que llego a un proyecto nuevo,  lo primero que suelo hacer es asistir a un montón de reuniones para escuchar y ver en qué puedo aportar. Cuando el objetivo es conocerme, me parece genial. Ese es el objetivo ideal de este tipo de reuniones y nada como hacerlo presencial. Pero ahí ya suele ver  suelo ver el patrón habitual de agendas recargadas con reuniones que nos roban mucha energía y tiempo. Y es con la mejor intención (la de colaborar y agilizar las decisiones) pero en la práctica no funciona así.

Y como yo ya sé los problemas de las reuniones y lo mucho que cuestan , cuando me incorporo a los proyectos, ya suelo tener en mente una estrategia de mejora. Y aunque depende de cada proyecto, suele constar de estos 5 pasos:

1. Menos Reuniones y Más Cortas. Lo primero es medir el número de reuniones y la duración (usar una pequeña ficha). Lo primero es ver si realmente es un problema (y aceptarlo).
2. Sustituir las Reuniones Informativas por un Documento. Y lo más fácil es sustituir las reuniones de información por un buen documento. Eso elimina muchas reuniones, y disminuye el tiempo de otras muchas. Es mejor leer primero y hablar después, incluso dejando un tiempito inicial para leerlo. Leemos mucho más rápido de lo que escuchamos. Muchas veces sobran reuniones y hacen falta más documentos (sencillos)
3. Aumentar la Colaboración con la tecnología. La colaboración es cada día más fácil hacerla sobre un documento (e incluso con herramientas de comunicación a distancia). A mí me da muy buen resultado evitar las primeras reuniones usando un documento (texto, hoja de cálculo o presentación) en colaboración (sencillo vía email e ideal con un buen sistema de comentarios y control de versiones).
4. Prepararlas Bien (Antes, Durante y Después). Puedes utilizar algunas fichas y/o preguntas tipo que ya adelanté en otros artículos aunque cada día me vuelvo más simple y trato de concentrarme en estas tres preguntas (bueno, y en terminar con tareas y responsables):
   1. Antes: ¿cual es la pregunta/mensaje clave? 
   2. Durante: ¿estamos centrados en eso?
   3. Después: ¿cuales son los siguientes pasos?
5. Menos Reuniones y Más Comidas (encuentros). Gran parte de la necesidad inconsciente de las reuniones es simplemente charlar y encontrarse. Y para eso es mucho mejor un café o una comida, que interrumpir la jornada de trabajo. Relacionarse es un objetivo muy importante en una organización pero las reuniones (o al menos la mayoría) no son la herramienta adecuada.

Si hay algo que buscamos todas las personas (bueno, no todas), es trabajar menos y obtener mejores resultados. Y para eso necesitamos disminuir el coste, en tiempo y en energía, de las reuniones. Y concentrarnos en mejores acciones y mejores decisiones. Quizá estos 5 pasos te ayuden.

Nota: Actualizado del original (2008 creo)