Más allá de las charlas privadas en el ámbito de mis proyectos, mi última charla en un congreso fue en el 2014 en Colombia. Con el paso de los años había ido aprendiendo a dar mejores charlas. Y varias personas me preguntaban cómo hacer para dar una charla así. Es decir que no sea un rollo y que me mueva (a pensar, a actuar, a decidir).

Y estos últimos días, ya casi 10 años después, fui a unas charlas, y la verdad es que muchas fueron un poco aburridas de más. Incluso algunas con un despliegue artistico, vía Canva, impresionantes. Pensaba que lo habíamos ido superando porque cada vez se hace más hincapié en el sistema educativo¹, pero no. Es decir, pensaba que la mayoría serían buenas presentaciones, desde lo narrativo. Pero parece que no hemos avanzado tanto. Y me vino muy bien para actualizar este artículo de hace casi 10 años.

Yo no sé la receta y creo que no hay un método. Cada persona y cada audiencia son diferentes, y lo que vale para unos no vale para otros. No hay presentaciones, hay presentadores, la clave es la persona. En cualquier caso una cosa está clara: todos podemos hacerlo bien. No es cuestión de carácter, es cuestión de voluntad y esfuerzo (entendiendo nuestras restricciones). Este es el tema de la película El Discurso del Rey. Una historia real y auténtica sobre como una persona con muchas limitaciones se convirtió en un gran orador (esforzándose mucho y entendiendo sus restricciones).

Para comenzar a hacer buenas presentaciones estas son algunas ideas:

• descubrir qué es lo importante
• prepararse bien
• diseñar algo sencillo
• y … tratar de ser uno mismo (no un sucedáneo).

Lo Importante

Lo primero es saber qué quiero contar y para qué. Parece sencillo, pero no lo es. Generalmente soltamos un rollo impresionante que no tiene ninguna finalidad, que no sirve para nada. La mayor parte de las veces (Guy Kawasaki dice que el 99% nuestras presentaciones son largas, aburridas y sin objetivo). Uno sale de una charla y se pregunta. Y esto, ¿de qué iba? ¿Para qué lo cuenta de forma visual?.

Lo segundo es la persona que me escucha. Esa persona que está invirtiendo su tiempo en escucharme y atenderme, cuando termine la charla, ¿le servirá de algo? ¿Habrá merecido la pena su inversión de tiempo en escucharme y verme? Es muy importante pensar en todo lo que nuestra audiencia necesita, o cuales son sus expectativas. ¿Saldrán satisfechos?

Y lo tercero es cómo le voy a contar a esa persona² mi idea. Es decir, cómo voy a construir mi historia, cual es la estructura, el ritmo, las palabras clave … Al final una buena presentación es lo mismo que una buena historia. Un buen cuento³ donde cuando te vas hay algo dentro de ti que ha cambiado, que se ha transformado. Antiguamente las personas eran excelentes contadoras de historias pero lo hemos ido perdiendo. Y así nos encontramos tantas charlas aburridas e inútiles.

Prepararse

Pues sí, prepararla bien, trabajar la presentación. Eso implica tiempo y esfuerzo. Una buena presentación tiene mucho trabajo detrás. Una estimación del tiempo de dedicación puede ser de 10 a 30 veces el tiempo de la presentación. Es decir, para una charla de 10 minutos, pues 5 horas (10 x 30 = 300 minutos). Este es el principal problema: quiero dar una buena charla pero no puedo prepararla⁴ . Como deseo está bien, pero no sólo es imposible sino que te dejará muy mala sensación. Y suponiendo que estás dispuesto a dedicarle el tiempo necesario, el cómo hacer una buena preparación depende de muchas variables y cada persona va desarrollando su propio método. Estas son algunas preguntas que me sirven a mí:

• ¿Cual es mi idea principal?
• ¿Cuanto tiempo tengo? ¿Donde será? ¿A Quién?
• ¿Cuales serían las palabras clave?
• ¿Cuales son las necesidades de mi audiencia?
• ¿Cual es la estructura, el guión?

Y todo esto, lo escribo. Así lo puedo repasar a medida que sigo preparando la presentación. Nunca está claro a la primera, las cosas van saliendo a medida que se trabajan. La conclusión en esta parte es cero tecnología, con el papel y algo para escribir llega. Yo hago una especie de hoja como guión de trabajo (incluso con ideas de ayudas visuales) Que sí, que sí, que nada de PowerPoint⁵ en un principio. Es quizá el error más común en las presentaciones profesionales.

Prepararse es tan sencillo como tener una hoja de papel con tus ideas, tu guión y tus restricciones. La idea clave en la fase de planificación inicial es entender las restricciones. Y la restricción más importante es el tiempo, prepárate para no excederte en el tiempo que tienes. Una buena explicación de las restricciones es la técnica 10/20/30 (en inglés) que sugiere Guy Kawasaki⁶:

• 10 Diapositivas Máximo
• 20 Minutos Máximo
• 30 puntos de tamaño de fuente

El Diseño Visual

Hay excelentes presentaciones que no precisan de ayuda visual sin embargo, en el ámbito profesional, parece que son obligatorias (gran error). Pero si se utilizan para apoyar la historia las ayudas visuales fortalecerán tremendamente tu presentación. Pero no es imprescindible. Lo imprescindible eres tú y tu historia. El diseño de una diapositiva va a depender mucho de la presentación pero por citar cinco recomendaciones⁷:

• No abuses del Texto
• Usa Imágenes de Calidad (Contenido y Resolución)
• Olvida las viñetas
• Olvida las tonterías gráficas (animaciones, colorines, efectos)
• Utiliza bien gráficos y tablas (para lo que son)

Además de las imágenes se pueden utilizar otros recursos. Yo, por ejemplo utilizo videos de los que envío mensualmente. Pero lo más habitual son las imágenes, ya sean fotografías, gráficos o tablas. Ojo al uso de tecnología (hay que probarla bien antes) y que sea de calidad (alta resolución).

La idea clave en esta fase de diseño visual es la sencillez. El diseño tiene que ser simple y de calidad. No abuses. Para entender esto del diseño visual te recomiendo leer el artículo de Edward Tufte⁸ PowerPoint is evil (en inglés)

La Presentación

Y por último, llegará el día de la presentación. Cuanto mejor te hayas preparado, como con todo, más tranquilo se llega a la presentación. Pero siempre va a existir la tensión y una pequeña angustia de cómo va a salir todo. Para que salga bien una presentación hace falta practicar, practicar y practicar. Practicando se puede aprender mucho y mejorar tu presentación historia para que sea aún mejor. Practicar para probar las restricciones que tendrás, para ver el ritmo de la historia y para, sobre todo, probar el principio y el final (que son las partes fundamentales). Una idea excelente es grabar en video la práctica, es lo que yo hago con mis alumnos y da unos resultados increíbles⁹ .

La idea clave a la hora de presentar es ser uno mismo es decir, ser natural. No hay una relación entre el carácter más o menos extrovertido y la capacidad de presentación de la persona. Hay personas muy tímidas que son excelentes contando historias y personas extrovertidas que se bloquean totalmente. La clave es ser natural y practicar. No hay mucho más. Hacer buenas presentaciones, al final, también es cuestión de experiencia y mejora continua.

En Conclusión

Estas son las ideas que te propongo para que tu próxima presentación sea mucho mejor. Son tres pasos:

• La historia. ¿Tienes clara tu historia? Es decir, la idea principal.
• La preparación. ¿Tienes las restricciones claras y controladas? ¿Lo probaste?
• Las Ayudas Visuales/Multimedia. ¿Cuántas son? ¿Has contrastado el diseño visual?

No olvides que el papel (o esa servilleta en la cafetería) muchas veces es suficiente. Después sólo tienes que practicar y desenvolverte con total naturalidad para disfrutar tu charla, y ojalá, que tu audiencia haga lo mismo.

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Notas: